Кадровое агентство «Аспект» может осуществить поиск и подбор персонала на вакансию Административный помощник.
1. Общие положения
1. Административный помощник относится к категории специалистов.2. На должность административного помощника назначается лицо, имеющее
профессиональное (техническое, экономическое, высшее; среднее
юридическое, пр.) образование, стаж административной работы не менее
лет в (2 лет; 3 лет; др.) (указать направление) сфере бизнеса.
3. Административный помощник должен знать:
3.1. Структуру управления предприятием.
3.2. Внутреннюю и внешнюю политику предприятия.
3.3. Структуру и оборудование современного офиса.
3.4. Принципы представительства в государственных органах, органах
местного самоуправления, сторонних организациях.
3.5. Принципы и методы администрирования.
3.6. Стандарты делопроизводства.
3.7. Основы этики и эстетики.
3.8. Правила делового общения.
3.9. Порядок систематизации, учета и ведения документации с
использованием современных информационных технологий.
3.10. Правила внутреннего трудового распорядка.
4. Назначение на должность административного помощника и освобождение от
должности производится приказом руководителя предприятия.
5. Административный помощник подчиняется непосредственно руководителю
предприятия.
2. Должностные обязанности
Административный помощник:1. Планирует рабочий день руководителя (встречи, звонки, прием, пр.).
2. Осуществляет техническое обеспечение деятельности руководителя (заказ
транспорта, билетов; организацию встреч, переговоров; др.)
3. Выезжает по заданию руководителя в краткосрочные командировки для
решения вопросов, обозначенных руководителем.
4. Сопровождает руководителя на встречах, в поездках, пр.
5. Принимает участие в переговорах, деловых встречах, специальных
приемах; ведет протоколы и иные документы, оформляющие ход и результат
встреч, переговоров.
6. Осуществляет связь с предприятиями, государственными органами и
органами местного самоуправления для решения вопросов, обозначенных
руководителем и не требующим непосредственного участия руководителя.
7. По поручению руководителя согласовывает отдельные вопросы с
работниками структурных подразделений, доводит до них указания и
распоряжения руководителя; контролирует исполнение указаний и распоряжений.
8. Осуществляет сбор материалов и информации, необходимых руководителю,
подготавливает аналитические, информационные, справочные и иные
материалы и представляет их руководителю.
9. Ведет делопроизводство, получает адресованные руководителю почтовые и
телеграфные отправления, ведет их учет и регистрацию, передает руководителю.
10. Ведет запись на прием к руководителю, организует прием посетителей.
11. Получает по поручению руководителя в государственных органах,
органах местного самоуправления документы и информацию, необходимые
руководителю.
12. Выполняет разовые поручения руководителя по организации работы
персонала по определенному руководителем направлению.
13. Выполняет иные поручения руководителя в рамках служебных отношений.
3. Права
Административный помощник имеет право:1. Подписывать и визировать документы в пределах своей компетенции.
2. Знакомиться с документами, определяющими его права и обязанности по
занимаемой должности, критерии оценки качества исполнения должностных
обязанностей.
3. Запрашивать от руководства и специалистов подразделений предприятия
информацию и документы, необходимые для выполнения его должностных
обязанностей.
4. Требовать от руководителя обеспечения организационно-технических
условий и оформления установленных документов, необходимых для
исполнения должностных обязанностей.
4. Ответственность
Административный помощник несет ответственность:1. За ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных
обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, — в
пределах, установленных действующим трудовым законодательством
Российской Федерации.
2. За правонарушения, совершенные в процессе своей деятельности, — в
пределах, установленных действующим административным, уголовным и
гражданским законодательством Российской Федерации.
3. За причинение материального ущерба предприятию — в пределах,
установленных действующим трудовым и гражданским законодательством
Российской Федерации
