Кадровое агентство «Аспект» может осуществить поиск и подбор персонала на вакансию Администратор офиса.
1. Общие положения
1. Администратор офиса относится к категории специалистов.2. На должность администратора офиса назначается лицо, имеющее
профессиональное образование (высшее; среднее), опыт хозяйственной
и административной работы не менее (1 года; 2 лет; 3 лет; пр.).
3. Администратор офиса должен знать:
3.1. Расположение офисных помещений.
3.2. Принципы планировки и оформления помещений офиса.
3.3. Правила и методы организации работы офиса.
3.4. Сферу деятельности работников офиса.
3.5. Этику взаимоотношений в рабочей группе.
3.6. Стандарты делопроизводства.
3.7. Принципы организации снабжения офиса.
3.8. Требования законодательства к хозяйственным договорам и порядок их
заключения.
3.9. Техническое оснащение офиса.
3.10. Правила пользования оргтехникой.
3.11. Принципы взаимоотношений с администрацией (комендатурой) здания, в
котором располагаются офисные помещения.
3.12. Основы эстетики, этики и социальной психологии.
3.13. Правила внутреннего трудового распорядка.
3.14. Основы трудового законодательства.
3.15. Правила и нормы охраны труда, техники безопасности,
производственной санитарии и противопожарной защиты.
4. Назначение на должность администратора офиса и освобождение от
должности производится приказом руководителя организации.
5. На время отсутствия администратора офиса (командировка, отпуск,
болезнь, пр.) его обязанности выполняет лицо, назначенное в
установленном порядке. Данное лицо приобретает соответствующие права и
несет ответственность за надлежащее исполнение возложенных на него
обязанностей.
2. Должностные обязанности
Администратор офиса:1. Обеспечивает подготовку офиса к рабочему дню (деактивирование системы
охранной сигнализации, подключение офисной оргтехники и подготовка ее к
эксплуатации, обеспечение офиса канцтоварами и расходными материалами).
2. Составляет сметы на материально-техническое обеспечение офиса.
3. Оформляет необходимые документы для заключения договоров на: поставку
канцтоваров, расходных материалов и иных товарно-материальных ценностей,
необходимых для работы офиса; техническое обслуживание и ремонт
оргтехники; иные услуги.
4. Осуществляет контроль за оформлением помещений, следит за подготовкой
и выпуском рекламных и иных информационных материалов в офисе,
предназначенных для выдачи посетителям.
5. Обеспечивает чистоту и порядок в помещениях офиса.
6. Осуществляет контроль за правильной эксплуатацией оргтехники и
рациональным использованием канцтоваров и расходных материалов в офисе.
7. Устанавливает контакты с эксплуатационными службами, коммунальными
организациями для ресурсообеспечения помещений офиса, проведения
ремонтных и иных работ.
8. Обеспечивает надлежащее содержание и эксплуатацию помещений офиса в
соответствии с правилами и нормами производственной санитарии и
противопожарной защиты.
9. Организует заказ авиа- и железнодорожных билетов для сотрудников
офиса, диспетчеризацию автотранспорта.
10. Организует делопроизводство офиса, прием входящих звонков и
управление исходящими звонками.
11. Организует эффективное и культурное обслуживание посетителей,
обеспечивает создание для них комфортных условий, консультирует их по
административным вопросам, предоставляет информационные и иные материалы
(визитки, прайсы, буклеты, пр.).
12. Подготавливает материально-техническую базу для проведения сложных
переговоров с партнерами, клиентами, иными категориями посетителей.
13. Ведет учет посетителей.
14. Принимает меры к предотвращению и ликвидации конфликтных ситуаций.
15. Выполняет отдельные служебные поручения своего непосредственного
руководителя.
16. Подготавливает офис к закрытию (отключает освещение и оргтехнику,
активирует системы охранной сигнализации, пр.).
3. Права
Администратор офиса имеет право:1. Самостоятельно и под свою ответственность распоряжаться денежными
средствами, выделенными для обеспечения офиса необходимыми
товарно-материальными ценностями.
2. Вносить на рассмотрение руководителя предприятия предложения по
улучшению работы офиса и предприятия в целом.
3. Знакомиться с документами, определяющими его права и обязанности по
занимаемой должности, критерии оценки качества исполнения должностных
обязанностей.
4. Подписывать и визировать документы в пределах своей компетенции.
5. Требовать от руководства предприятия обеспечения
организационно-технических условий и оформления установленных
документов, необходимых для исполнения должностных обязанностей.
4. Ответственность
Администратор офиса несет ответственность:1. За ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных
обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, — в
пределах, установленных действующим трудовым законодательством
Российской Федерации.
2. За правонарушения, совершенные в процессе своей деятельности, — в
пределах, установленных действующим административным, уголовным и
гражданским законодательством Российской Федерации.
3. За причинение материального ущерба предприятию — в пределах,
установленных действующим трудовым законодательством Российской Федерации.
