Кадровое агентство «Аспект» может осуществить поиск и подбор персонала на вакансию Делопроизводитель (ответственный за регистрацию документов).
1. Общие положения
1. Делопроизводитель, ответственный за регистрацию документов, относится к категории технических исполнителей.2. На должность ответственного за регистрацию документов назначается лицо, имеющее начальное профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы или среднее (полное) общее образование и специальную подготовку по установленной программе без предъявления требований к стажу работы.
3. Назначение на должность и освобождение от нее производится приказом
директора предприятия по представлению заведующего канцелярией/начальника
документационного обеспечения организации.
4. Ответственный за регистрацию документов должен знать:
4.1. Нормативные правовые акты, положения, инструкции, другие руководящие материалы и документы по ведению делопроизводства на предприятии.
4.2. Основные положения Единой государственной системы делопроизводства.
4.3. Структуру предприятия и его подразделений.
4.4. Стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации.
4.5. Порядок контроля за прохождением служебных документов и материалов.
4.6. Основы организации труда.
4.7. Правила эксплуатации вычислительной техники
4.8. Законодательство о труде.
4.9. Правила внутреннего трудового распорядка.
4.10. Правила и нормы охраны труда.
5. Ответственный за регистрацию документов в своей деятельности руководствуется:
5.1. Положением о канцелярии/отделе документационного обеспечения/ином структурном
подразделении.
5.2. Инструкцией по делопроизводству и работе архива на предприятии.
5.3. Настоящей должностной инструкцией.
6. Делопроизводитель, ответственный за регистрацию документов, подчиняется непосредственно заведующему канцелярией (начальнику отдела документационного обеспечения).
7. На время отсутствия ответственного за регистрацию документов (болезнь, отпуск, пр.) его обязанности исполняет лицо, назначенное директором предприятия. Данное лицо приобретает соответствующие права и несет ответственность за надлежащее исполнение возложенных на него обязанностей.
2. Должностные обязанности
1. Делопроизводитель, ответственный за регистрацию документов выполняет работу по следующим направлениям:1.1. Приемка и регистрация (на карточках, компьютере) подписанные руководством предприятия приказы и указания, докладные записки на имя руководства предприятия и другие внутренние документы с ведением соответствующих картотек.
1.2. Передача докладных записок после их регистрации заведующему канцелярией (начальнику отдела документационного обеспечения) для доклада руководству организации.
1.3. Размножение (через копировально-множительное бюро) и рассылка (через бюро экспедиции) приказов и указаний на основании списка рассылки, подготовленного подразделением составителем приказа, указания; докладные записки направлять в соответствии с поручениями и резолюциями руководства.
1.4. Формирование документов в дела в соответствии с утвержденной номенклатурой.
1.5. Справочная работа по документам.
1.6. Подготовка документов к последующему хранению и использованию (оформление дел, составление описей).
1.7. Передача законченных производством дел в архив организации.
2. Делопроизводитель, ответственный за регистрацию документов, обязан выполнять отдельные служебные поручения заведующего канцелярией (начальника отдела документационного обеспечения).
3. Права
Делопроизводитель, ответственный за регистрацию документов имеет право:1. Вносить на рассмотрение заведующего канцелярией (начальника отдела документационного обеспечения) предложения по улучшению деятельности подразделения, форм и методов работы с документами.
2. Не принимать исходящие документы от исполнителей, оформленные не в соответствии с инструкцией по делопроизводству и работе архива предприятия.
3. В пределах своей компетенции сообщать заведующему канцелярией/начальнику отдела документационного обеспечения о всех недостатках в деятельности предприятия (структурного подразделения, отдельных работников), выявленных в процессе исполнения своих должностных прав и обязанностей и вносить предложения по их устранению.
4. Подписывать и визировать документы в пределах своей компетенции.
5. Требовать от руководства предприятия оказания содействия в исполнении обязанностей и прав, предусмотренных настоящей должностной инструкцией.
4. Ответственность
Ответственный за регистрацию документов несет ответственность:1. За ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией - в пределах, определенных действующим трудовым законодательством Российской Федерации.
2. За правонарушения, совершенные в процессе осуществления своей деятельности - в пределах, определенных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации.
3. За причинение материального ущерба - в пределах, определенных действующим трудовым и гражданским законодательством Российской Федерации.
