Кадровое агентство «Аспект» может осуществить поиск и подбор персонала на вакансию Секретарь-референт.
1. Общие положения
1.1. Секретарь-референт относится к категории специалистовпредприятия, принимается и увольняется директором.1.2. Основными задачами секретаря-референта являютсяорганизационные и документационное обеспечение управленческойдеятельности.
1.3. Секретарь-референт подчиняется непосредственно директорупредприятия.
1.4. В своей деятельности секретарь-референт руководствуется:
- законодательными актами РФ;
- Уставом предприятия;
- Положением о функциональных службах предприятия;
- приказами (указаниями) руководства предприятия;
- нормативно-методическими материалами по организацииделопроизводства;
- настоящей должностной инструкцией.
1.5. На должность секретаря-референта назначаются лица с высшим,средним специальным образованием и стажем работы не менее 1 года илибез стажа, но при условии прохождения обучения на курсахсекретарей-референтов.
1.6. Секретарь-референт должен владеть вопросами:
- перспектив развития предприятия, его финансово-хозяйственнойдеятельности;
- организации работы с документами, составления документации;
- организации управленческого труда;
- применение средств вычислительной и организационной техники;
- перевода служебной документации на иностранный языккоммерческого партнера;
- культуры труда и служебной этики;
- охраны труда, техники безопасности и противопожарной защиты.
2. Функции
На секретаря-референта возлагаются следующие функции:2.1. Информационно-справочное обслуживание по документам
предприятия.
2.2. Методическое руководство и контроль за организацией
делопроизводства в структурных подразделениях и филиалах предприятия.
2.3. Документирование деятельности совещательных органов
предприятия.
2.4. Оперативно-организационное обслуживание руководства.
2.5. Ведение о оформление кадровой документации и учета (в случае
отсутствия инспектора по персоналу).
3. Должностные обязанности
Секретарь-референт должен:3.1. Осуществлять подготовку необходимых документов, обеспечиватьфинансово-хозяйственную деятельность предприятия.
3.2. Обеспечивать прием, учет, регистрацию, контроль исполнениядокументов, информационно-справочное обслуживание и хранениедокументной информации.
3.3. Контролировать качество подготовки, правильностьсоставления, согласования, утверждения документов, представляемых наподпись руководству предприятия.
3.4. Осуществлять контроль исполнения документов и порученийруководства, принимать оперативные меры, направленные на своевременноеи качественное их исполнение.
3.5. Осуществлять организацию подготовки, принятия решения идоведения их до непосредственных исполнителей. Проводить анализсправок и докладов, предоставляемых руководству, давать по нимкомпетентные заключения.
3.6. Осуществлять оперативную связь со сторонними организациями(как коммерческими, так и государственными) и отдельными гражданами повопросам текущей деятельности предприятия (телефон, факс и т. п.).
3.7. Вести прием посетителей.
3.8. Выполнять работу по документационному обеспечению кадровойдеятельности предприятия:
- оформление приказов по личному составу;
- оформление личных карточек формы Т-2 или личных дел;
- оформление трудовых книжек;
- оформление и ведение трудовых контрактов (договоров);
- оформление командировочных документов;
- оформление листов нетрудоспособности;
- ведение табеля учета рабочего времени;
- выдача справок о трудовом стаже и зарплате.
3.9. Обеспечивать выполнение машинописных икопировально-множительных работ.
3.10. Использовать ПЭВМ как средство автоматизациидокументационного обеспечения предприятия.
3.11. Проводить ежегодный отбор документов на архивное хранениеили на уничтожение.
3.12. Выполнять отдельные поручения руководства по профилюфинансово-хозяйственной деятельности предприятия.
4. Права
Секретарь-референт имеет право:4.1. Запрашивать от функциональных служб необходимые материалы, атакже объяснения о причинах задержки выполнения заданий и порученийруководства.
4.2. Рассматривать документы и направлять их на исполнениеруководителям и специалистам предприятия.
4.3. Требовать от исполнителей доработки документов,подготовленных с нарушением установленных правил их составления иоформления (ГОСТ 6.38-90), международных правил оформления документов(ISO).
4.4 Визировать документы управленческой деятельности в рамкахсвоей компетенции.
4.5. Вносить на рассмотрение руководства предложения по улучшениюдокументационного обеспечения деятельности предприятия,совершенствованию форм и методов управленческого труда на основеприменения электронной техники.
4.6. Требовать от руководства создания нормальных условий длявыполнения служебных обязанностей и сохранности всех документов,образующихся в деятельности предприятия.
4.7. Работать с документами, имеющих гриф "КТ" или"Конфиденциально".
4.8. Принимать решения в пределах своей компетенции.
4.9. Взаимодействовать со всеми службами (сотрудниками)предприятия по вопросам проверки исполнения документов и представлениянеобходимой информации руководству.
5. Ответственность
Секретарь-референт несет ответственность за:5.1. Качество документов, предоставляемых на подпись руководствупредприятия.
5.2. Небрежное, халатное отношение к регистрации и ведениюдокументов.
5.3. Сохранность документации, разглашение сведений, имеющих гриф"Конфиденциально" или "КТ".
5.4. Нечеткое и несвоевременное выполнение должностныхобязанностей, предусмотренных настоящей инструкцией.
