Ключевые показатели эффективности: что, зачем, как
Российские руководители с удовольствием заимствуют методы управления персоналом, активно используемые в иностранных компаниях. Еще одним приобретением стала система ключевых показателей эффективности, или KPI. Что же скрывается за аббревиатурой, уже привычной в бизнес-кругах и в среде HR-менеджеров?
KPI — даем определение
Если обращаться к сути понятия, то KPI — это показатели, которые отображают, насколько эффективно предприятие движется к выполнению своих целей и задач. Особенность этой системы заключается в том, что индивидуальный показатель эффективности каждого сотрудника измеряется и рассматривается в совокупности с KPI всей компании. Одним словом, чтобы чем-то управлять, нужно это измерять. Цель системы — сделать работу всех подразделений предприятия слаженной. Иными словами, каждый специалист трудится во имя общей цели и получает бонусы за выполнение поставленных перед ним задач.
«KPI — это система оценки, позволяющая организациям определить стратегические и тактические цели. Другими словами, это инструмент измерения поставленных целей, — рассказывает операционный директор компании KellyOCG Russia Юрий Ефросинин. — Правильное формирование системы KPI позволяет определить, в каком процессе возникла проблема. Система KPI может быть внедрена практически во всех отраслях, главное — правильно определить показатели оценки».
«Как правило, KPI не являются для компании чем-то новым — просто они либо не были распознаны в качестве таких показателей, либо "пылились", забытые менеджментом, — отмечает управляющий партнер компании «МИЭЛЬ-Загородная недвижимость» Владимир Яхонтов. — Применение этих показателей стимулирует сотрудников на достижение стратегических целей и позволяет сделать прозрачной связь между достижениями сотрудника и его премией».
Общая для всей компании система координат KPI позволяет руководителю оценивать бизнес в целом, а также видеть не просто формальный отчет о финансовых процессах, а целую систему управления прибыльностью и рентабельностью.
К слову, KPI может успешно применяться (и применяется) не только в бизнес-сфере, но и, например, в образовании. С помощью ключевых показателей эффективности достаточно просто, например, рассчитать оценку выпускного курса, а затем проследить уровень успешности молодых специалистов в поиске работы.
Зачем это нужно?
Стоит отметить, что применение ключевых показателей эффективности (или, как их еще называют, ключевых показателей успеха) дает наибольший эффект в крупных компаниях, поскольку с их помощью руководителю удобнее контролировать все предприятие. С помощью данных показателей главе корпорации проще оценить работу каждого сотрудника или подразделения и разработать стратегию достижения конечного результата.
Когда все сотрудники компании видят общую цель и ясно представляют, что им необходимо сделать для ее достижения, каждый из них подходит к своему участку работы с большей ответственностью.
KPI дает руководителю возможность не сосредоточиваться на отдельных фрагментах бизнеса, а видеть сильные и слабые стороны компании. И не только видеть, но и анализировать факторы, положительно и отрицательно влияющие на рост предприятия.
Еще один весомый плюс ключевых показателей эффективности в том, что по ним можно легко проследить влияние на конечный результат того или иного процесса внутри компании.
«Основной функцией KPI является оценка результативности работы, — говорит Юрий Ефросинин. — Однако данную систему удобно использовать не только для оценки эффективности работы организации, но и при построении систем мотивации персонала».
Способы внедрения KPI
Внедрять KPI, как и любую новую систему, необходимо поэтапно и в соответствии с тем, в какой сфере работает компания.
«Система KPI должна быть построена измеримо, — считает Юрий Ефросинин. — Только тогда работа по системе ключевых показателей позволит сотрудникам и взаимодействующим организациям правильно сформировать представление о своей деятельности и, следовательно, работать эффективно. Под эффективностью понимается польза, полученная стороной от совместного взаимодействия».
Сначала руководству необходимо выделить приоритеты в развитии фирмы, а затем в каждой из областей функционирования разработать цели и задачи. Следующим шагом станет конкретизация целей по подразделениям — в каждой области деятельности, в каждом отделе необходимо определить ключевые показатели эффективности.
Стоит отметить, что у KPI всегда будут два показателя — плановый и фактический. Плановый — это так называемый идеальный показатель, к которому должно стремиться каждое подразделение. А фактический — тот, которого удается достигнуть в реальности. Безусловно, идеальный показатель эффективности должен быть достаточно высоким, но достижимым. В противном случае сотрудники либо излишне расслабятся, либо опустят руки перед неоправданно завышенными цифрами.
Сбор фактических показателей и их сравнение c плановыми целесообразно поручить финансовой службе. Кроме того, нельзя допускать самоконтроля. Например, начальник отдела продаж, отвечающий за повышение лояльности клиентов, вряд ли сможет сам измерить данный показатель, избежав предвзятости.
Далее следует установить периодичность измерения и анализа данных. Она может варьироваться в зависимости от пожеланий конкретного руководителя, от специфики реализуемого товара и ряда других факторов. Кому-то нужен будет отчет за каждую неделю, а кому-то будет вполне достаточно оценить ситуацию по итогам квартала или полугодия.
На периодичность планирования может влиять и «возраст» компании. Молодому предприятию в любом случае необходим внимательный контроль, а также постоянное корректирование стратегии развития. В более зрелой фирме планирование целей и задач может быть и долгосрочным.
«Практика внедрения KPI хорошо известна и подробно описана, — говорит Владимир Яхонтов. — В общих чертах этот процесс проходит 4 стадии. На первом этапе (его еще называют "периодом видения") менеджеры компании определяют, какой компания должна быть через 3-5 лет, разрабатывают стратегию и создают систему целей. На втором этапе (этап "коммуникации и дальнейшей конкретизации стратегии") стратегия уточняется на нижних уровнях организационной иерархии, при этом исходя из общей стратегии определяют цели подразделений и конкретных сотрудников. На третьем этапе ("составление бизнес-планов") стратегия преобразуется в конкретные планы, мероприятия, проходит бюджетирование. На четвертом этапе проводят анализ результатов, если необходимо, вносятся изменения в стратегию, планы, KPI».
А как на практике?
Самый простой пример использования KPI — розничные продажи в крупных торговых сетях. Надо заметить, что анализировать бизнес-процессы в торговле с помощью ключевых показателей эффективности удобнее всего. Руководитель корпорации всегда может оперативно оценить обстановку в каждом магазине, проанализировать уровень доходов и расходов и при необходимости скорректировать стратегию работы.
Предположим, за показатель берется средний объем продаж каждого продавца, измеряемый либо в количестве товара, либо в денежных единицах. В качестве объекта оценки может выступать как весь отдел или магазин целиком, так и каждый из менеджеров в частности. Такой показатель эффективности необходим, чтобы планировать денежные потоки, рассчитывать платежи по контрактам, устанавливать размеры скидок и выявлять внутренние источники финансирования.
Периодичность анализа данных, как уже было сказано, может варьироваться в зависимости от различных факторов, имеющих место внутри компании.
Необходимо позаботиться и о промежуточном контроле бизнес-процессов. Например, решено анализировать собранные данные раз в полгода. Однако руководителю стоит каждый месяц справляться, как идут дела. Безусловно, речь идет не о том, чтобы обложиться кипой сводок, отчетов и схем, а о том, чтобы ознакомиться с планом выполнения задач и уровнем расходов. Если фактические показатели существенно отклоняются (не важно, в какую сторону), то необходимо искать причину.
Однако стоит помнить, что при анализе показателей отдела продаж нужно принимать во внимание и те обстоятельства, которые могли повлиять на популярность того или иного товара или на прибыль в целом. Например, это могла быть и тщательно подготовленная эффективная рекламная кампания, и сезонная популярность товара, и результат долгой работы с клиентами (в том числе и анализ статистики их пожеланий).
Примером системы KPI директора по персоналу поделился Владимир Яхонтов:
Категория | Цель | Показатель |
Финансы | Выполнение бюджета | Сумма бюджета |
Клиенты | Рост удовлетворенности клиентов | Удовлетворенность внутреннего клиента |
Внутренние процессы | Повышение эффективности подбора персонала | Процент закрытия вакансий. Процент сотрудников, прошедших испытательный срок |
Внутренние процессы | Повышение эффективности обучения | Эффективность обучения |
Развитие | Повышение лояльности сотрудников | Удовлетворенность сотрудника |
Ксения Герасимова
Источник: http://spb.rabota.ru
